Cookies
By clicking “Accept”, you agree to the storing of cookies on your device to enhance site navigation, analyze site usage, and assist in our marketing efforts. View our Privacy Policy for more information.
Business Case
Sådan skaber Business Danmark struktur, overblik og mental ro i juridiske sager med Cleardox Legal Binder
Læs hvordan Business Danmark har optimeret komplekse dokumentprocesser i juridiske sager med Cleardox Legal Binder, hvor tidsbesparelse, bedre struktur og mindre pres fra deadlines går hånd i hånd.
Emilie Eriksen
5 min
Sådan skaber Business Danmark struktur, overblik og mental ro i juridiske sager med Cleardox Legal Binder
Introduktion:
Business Danmark, fagforening og a-kasse for salg og marketing, står dagligt med et omfattende juridisk sagsarbejde på vegne af deres medlemmer, der kræver korrekt håndtering af store mængder af sagsdokumenter. Tidligere blev dokumenterne håndteret manuelt på delte drev, i Word-filer og PDF’er, hvilket gjorde det svært at bevare overblik og sikre korrekt struktur, når sager skulle samles til ‘legal binders’.
Processerne var tidskrævende med risiko for fejl, hvilket kunne skabe stressede deadlines for medarbejderne. Med introduktionen af Cleardox Legal Binder er workflowet blevet effektiviseret, understøttet af fire centrale funktioner: automatisk OCR behandling, bilagsstempling, dynamisk indholdsfortegnelse og anonymisering. Organisationen oplever tydelige gevinster i form af tidsbesparelse, færre fejl og mindre pres i hverdagen.
9. Januar 2026 - København
Business Danmark – fagforening og a-kasse for salg og marketing
Business Danmark er en dansk fagforening- og a-kasse målrettet salgs- og marketing branchen. Organisationens arbejde består i at rådgive deres medlemmer, men også hjælpe dem med alt fra ansættelsesrettigheder til mere komplekse juridiske opgaver. Derfor udgør en stor del af deres arbejde at indsamle forskellige dokumenter, strukturere dem og håndtere meget store mængder af dokumentation i deres sager. En ofte manuel, tidskrævende og følsom arbejdsgang, der ligger op til, at man på en nemmere og mere overskuelig måde bør kunne håndtere såkaldte juridiske ‘legal binders’.
Få styr på sagerne med legal binders
Udarbejdelsen af en legal eller ‘closing binder’ er i sig selv en omfattende disciplin, fordi en sag ofte består af et stort antal af dokumenter, herunder både aftaler, bilag, mails, interne notater, partsindlæg samt diverse forberedende sagsmateriale.
Udfordringen ligger også i, at alle disse dokumenter sjældent kommer på én gang, men i stedet bliver sagens dokumenter opdateret løbende og nye dokumenter bliver tilføjet til sager, hvor hver enkelt tilføjelse skal placeres præcis og korrekt i den samlede sag (binder) for at bevare den juridiske logik og struktur.
Samtidig skal der også tages højde for bilagsstempling og nummering af dokumenterne i korrekt rækkefølge, så deres placering er tydelig, og de kan fremlægges uden risiko for fejl.
Derudover er det vigtigt, at alle medarbejdere arbejder efter de samme standarder, og at datasikkerheden altid er i top, specielt når personfølsomme oplysninger skal beskyttes og anonymiseres inden materialet bliver videregivet til en modpart eller instans.
Udfordringen: Stress, fejl og tidskrævende processer
Arbejdsprocessen var tidligere præget af manuelle arbejdsgange og manglende overblik, hvilket stillede store krav til tid og koordinering:
“Før vi begyndte at bruge Cleardox foregik vores binder hovedsageligt manuelt. Vi brugte delte drev, Word-dokumenter og PDF’er, som ofte blev gemt i forskellige mapper. Det var tidskrævende.”
– Line Jensen fra Business Danmark
Den manuelle tilgang medførte en række udfordringer. Overblikket var svært at bevare, da dokumenter uden OCR behandling krævede manuel gennemgang, og strukturen varierede ofte fra medarbejder til medarbejder. Samtidig kom der en øget risiko for fejl i bilagsnumre, stemplinger og forskellige versioner af dokumenter. De mange manuelle trin gjorde desuden deadlines mere stressfyldte end nødvendigt.
Resultatet var et workflow, hvor både effektivitet og kvalitet i høj grad afhang af den enkelte medarbejders arbejdsmetode.
Behovet for struktur og fælles standarder
Behovet for en mere professionel og ensartet tilgang til Legal Binder-arbejdet blev større hos Business Danmark. Organisationen ønskede både at spare tid og skabe fælles standarder, samt sikre en ensartet struktur på tværs af alle sager:
“Vi ville have, at det blev nemmere og hurtigere – og at vi alle gjorde det på samme måde.”
– Line Jensen fra Business Danmark
Derfor faldt valget på Cleardox Legal Binder.
Cleardox Legal Binder: Når dokumenthåndtering bliver overskueligt
Cleardox Legal Binder er i dag blevet en fast del af Business Danmarks juridiske praksis og har erstattet de tidskrævende manuelle processer med en sammenhængende og brugervenlig digital løsning.
Løsningen samler flere nødvendige funktioner i én samlet løsning, men specielt fire af dem var afgørende:
- OCR: Automatisk OCR behandling af dokumenter i Cleardox gør alle dokumenter søgbare, så medarbejderne hurtigt kan finde relevante oplysninger uden at gennemgå store og scannede PDF’er manuelt. (OCR genkender tekst i billeder og scannede filer og skaber søgbart indhold).
- Bilagsstempling og nummerering: Automatisk bilagsstempling og nummerering sørger for, at alle dokumenter placeres korrekt og i korrekt rækkefølge, så medarbejderne altid har en ensartet og juridisk konsistent struktur uden manuel indsats.
- Dynamisk indholdsfortegnelse: Cleardox genererer en automatisk indholdsfortegnelse, der tilpasses løbende, så alle ændringer i dokumenter og bilagsplacering reflekteres uden manuel opdatering.
- Automatisk anonymisering: Cleardox identificerer automatisk al sensitiv data, og gør det muligt at fjerne personfølsomme oplysninger hurtigt og sikkert direkte i dokumenterne. Dette sikrer høj datasikkerhed og overholdelse af gældende krav, samtidig med at arbejdsprocessen bliver effektiviseret og langt mere sikker end manuelle tilgange.
Effektivitet møder medarbejdertrivsel
Cleardox Legal Binder har i stor grad ændret den daglige arbejdsrutine i Business Danmark. Processerne er blevet både hurtigere, mere ensartede og markant mere overskuelige, hvilket har skabt konkrete gevinster:
Tidsbesparelsen er én ting…
Den mest markante fordel er tidsbesparelsen: arbejdsgange, der tidligere var tunge og tidskrævende, kan nu gennemføres væsentligt hurtigere, samtidig med at risikoen for fejl er reduceret betragteligt:
“Der er ikke fejl i vores dokumenter – og skulle der være noget, kan det hurtigt rettes.”
– Line Jensen fra Business Danmark
…men noget helt andet er den den menneskelige gevinst
Gevinsterne ses især også på det personlige plan. Medarbejderne føler sig langt bedre klædt på til deres arbejde, deadlines fører til mindre pres nu, og hverdagen er generelt mere overskuelig:
“Der er mindre stress ved deadlines, da det kan blive lavet hurtigere.”
“Vi virker alle glade for det.”
– Line Jensen fra Business Danmark
En løsning, der rækker ud over den juridiske afdeling
Fremadrettet ser Business Danmark også muligheder for at udbrede brugen af Cleardox til andre afdelinger:
“Eventuelt vise Cleardox til marketingafdelingen.”
– Line Jensen fra Business Danmark
Det viser, at Legal Binder ikke kun løser juridiske behov, men også kan styrke dokumentstruktur på tværs af organisationen.
Med introduktionen af Cleardox Legal Binder har Business Danmark gjort en kompleks og manuel proces både hurtigere, lettere og mere overskuelig. Arbejdsgangen ved dokumenthåndtering er nu ensartet, og medarbejderne mærker forskellen med bedre overblik, færre fejl og en hverdag med mindre pres.
Interesseret?
Lyder Cleardox Legal Binder også som noget for dig og din organisation? Kontakt os her og få en uforpligtende demonstration af løsningen, der skaber struktur, tryghed og effektivitet i jeres arbejde med dokumenthåndtering.